这可能是史上最全的活动执行指南

俗话说得好“万事开头”， 公关活动难就难在选场地和场地布置上面，那么该如何学会和场地方沟通呢，首先要做好场地前期的考察和确认工作；

1）确定公关活动的布置时间；

2）确定进场路线、例如，停车区域，卸货区域、是否有货梯，能通过物料的体积大小；

3）确定活动用电量、开关闸的位置；

4）确定客梯、楼梯、安全出口的位置；

5）确定特邀嘉宾的座位席以及休息室；

6）确定嘉宾签到台、展示区的位置；

7）确定座椅数量、摆放方式和座椅的样式；

8）确定嘉宾走动区域、茶歇位置等；

9）确定现场是否有网络以及覆盖情况；

10）确定现场灯光位置；

11）确定空调温度、讲台位置和高度；

12）确定停车场位置和数量；

13）确定活动现场的总面积以及各区域面积；

其次就是活动中所需的物料制作上的最终核对，如果提前检查出来问题也好抓紧时间进行更换；

1）仔细核对物料制作的数量、颜色、画面是否正确、LOGO、日期以及时间；

2）查看喷绘制作的质量，及时补救，如需要重新喷绘、调整颜色和加工制作等；

3）核查现场使用的材料是否真实；

4）工程预期是否按预期施工；

5）施工人员是否全部到位，对接施工负责人；

6）高规格的场地方可能需要施工人员的身份证和照片方可进场；

7）制作施工物料清单进度表，是否按期完成并确认返工的时间差；

8）现场可以多准备一点各种颜色的双面胶或透明胶之类的，一些辅助小工具尽量多带；

接下来就是现场搭建并负责整个活动现场的施工项目完成情况；

1）运输现场物料的通道入口以及货梯的位置；

2）定好舞台、主背景板位置，测量前后的间距；

3）签到背景板、展示区的位置并确认如何摆放；

4）活动指示牌、活动展架以及横幅的位置；

5）控制台、灯架以及音响及视频设备的位置；

6）现场施工人员应注意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗；

到这里基本上场地搭建施工搭建工作基本完成了，但是你以为这就够了吗？你还需要充当“检查官”的角色，检查容易出现问题的环节，例如：

1）音响设备搭建好之后及时挑选背景音乐；

2）接收主办方提供的客户资料，如：礼品袋、资料等等；

3）将活动中所需的资料存放在某一个地方进行统一管理分配；

4）检查活动当中所需的道具；

5）所有物料的画面、摆放位置是否正确；

6）嘉宾进会场路线上是否有杂物或者地毯有瑕疵的地方；

7）检查出问题应及时纠正；

1）首先确认所有的彩排人员是否全部到位；

2）确认舞美灯光、音响设备是否调试到位；

3）确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间，活动前需要进行面对面沟通；

4）确定VIP嘉宾名单无误；如有改动及时和主持人沟通到位；

5）确认演讲台上的桌花和摆放是否到位；

6）最后检查一下会场地面是否保持清洁；

活动彩排流程完成之后可以放松下，或者找个没人的地方稍微睡一会，接下来就是坐等活动开始啦！

会前

1）安排礼仪、工作人员负责嘉宾签到环节；

2）安排专门人员接待VIP嘉宾，（具体可以和客户沟通）；

3）安排礼仪给VIP嘉宾佩戴胸花；

4）安排礼仪人员引导嘉宾入场就座；

会中

1）安排工作人员为嘉宾开门关门；

2）活动开始前，和所有工作人员提前五分钟进行确认；

3）灯光show走起、音乐走起，主持人上场；

4）会中各个环节应安排各工作人员把控，启动仪式需要礼仪协助；

5）安排摄影摄像人员在会场四周随时拍照或摄影；

会后

1）VIP嘉宾离场时，安排专门按电梯或者有专车接送；

2）嘉宾全部离开场地之后，就开始撤展，并嘱咐施工人员注意安全；

3）与场地方进行场地费用结算，以及其他产生的费用；

4）提醒客户余下的资料是否要打包带走；

5）最后带回自家的物资，并检查是否有遗留之物；

每场公关活动结束后都需要有一份详细的费用清单，一般会后的费用清单包括以下三种；

1）活动尾款催收；

2）演艺人员费用；

3）物料制作费用；

为了做到活动成本的精准度，尽可能地把所有的成本都计算在内。在这个过程中，你会发现有很多意外产生的费用都要纳入到成本中，要注意不断更新成本表，根据变化增减相关项目产出的费用。

活动公司学会做会后总结很关键，并不是活动做完了就不管不问，而且需要收集一些活动后的客户反馈数据，为下次活动积累宝贵的经验，同样的错误决不能出现在下次活动身上。

1）收集活动的拍摄照片和视频；

2）提交客户满意度调查表，并抄送给上级领导；

3）媒体新闻通稿的收集。整理归档发给客户；

4）结算活动尾款费用；

5）针对此次活动进行活动总结；

根据墨菲定律“任何事都没有表面看起来那么简单，会出错的事总会出错，如果你担心某种情况发生，那么它就更有可能发生”,基于这点用于在公关活动当中是最好的活动执行警钟。