办好一场活动，就是管好这10张表

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掌握好这几张表，就相当于掌握了一套活动“模板”，帮你管理活动的推进节奏和重要环节。

1.工作推进表（Timeline）

2.工作人员联系表（Contact List）

3.活动流程（Agenda）

4.活动执行分工表（Action Plan）

5.台本（Rundown）

6.AV设备清单（Equipment List）

7.物料清单（Material List）

8.第三方培训清单（Training List）

9.彩排时间安排表（Rehearsal Plan）

10.嘉宾信息表（Guest Information）

11.VIP管理清单（VIP Management）

12.传播计划表（Communication Plan）

13.传播效果统计表（Media Review）

1、工作推进表（Timeline）

这是活动蓝图和计划表。

受众：全体筹备人员

使用场景和内容：解决“什么人，负责什么事，什么时间必须落地”的问题。

1、把整个项目拆细为工作组；

2、设置组长组员，明确工作内容和职责；

3、明确deadline。

2、工作人员联系表（Contact List）

受众：全体筹备人员

使用场景和内容：这张表格主要列明每个工作板块中的负责人是谁，以便通过各种方式第一时间取得联系。

3、活动流程表（Agenda）

这个不需要解释，帮助所有筹备人员、主办方老板、参会嘉宾、乃至通过报道后想要了解活动的吃瓜群众快速了解会议内容、流程的表格。

4、活动执行分工表（Action Plan）

使用场景和内容：这张表告诉执行人员进场后，什么人应该在什么地方、什么时间、做什么事情。它是现场的纲领性、指导性的文件，也是项目OWNER(项目总负责人)的工作计划和执行依据。

5、台本（Rundown）

也叫流程技术合成表，台本等，行内统称：Rundown.

受众：AV控台里内各个部门如视频、灯光、音响、直播、导演、主持人、演职人员等内部工作人员专用。

使用场景和内容：以大会流程和时间为纲，指导屏幕和舞台在每个时间点上应当呈现出的每个细节。

6、AV设备清单（Equipment List）

支撑一场约300人论坛必要的音视频、灯光设备清单。

7、物料清单（Material list）

受众：各个板块工作组

使用场景和内容：活动当天所需要的所有现场布置、设备、道具等物料清单，一般按区域归类后逐项列出，描述具体样貌、材质、作用等，需要定好计算单位，确定数量、有时需要标明价格，用于前期现场盘点，也可以用作预算清单、结算清单附件。

8、第三方培训清单（Training List）

9、彩排时间安排表（Rehearsal Plan）

使用者：嘉宾管理组

受众：流程组、嘉宾

使用场景和内容：彩排时间往往有限，大咖更是时间金贵，所以此表是用于合理安排大咖在有限时间内进行高效彩排。

10、嘉宾信息管理表（Guest Information）

使用者：嘉宾管理组

使用场景和内容：嘉宾管理表的目的是管理不断变动中的各类嘉宾状态——嘉宾是否已经邀请？嘉宾是否确认前来？是否已经购票？是否有特殊要求？都应该记录在这张表里，用于随时反馈嘉宾邀约情况，适时调整邀约策略或提醒嘉宾购票。

11、VIP管理清单（VIP Management）

受众：VIP管理组

使用场景和内容：VIP接待是重点中的重点，这张表可以帮你拎清重点，以免在关键时候掉链子。

12、传播计划（Communication Plan）

受众：活动传播组

使用场景和内容：活动的前中后三个阶段我们都需要做好传播的计划，按阶段盯住传播主体和传播渠道，并标注好传播细节，以便达到最大化的传播效果。一般包含传播阶段、传播主体、形式渠道和注意细节。

13、传播效果统计表（Media Review）

受众：项目负责人/老板

使用场景和内容：用来回答1个问题：活动到底产生了什么效果？产生多少传播？多少发稿？沉淀多少客户？完成多少销售额？通过这张表格可以形成完整、直观的观察和判断。

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