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办好一场活动,就是管好这10张表
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发表时间:2018-09-07 11:01作者:会小二来源:会小二


掌握好这几张表,就相当于掌握了一套活动“模板”,帮你管理活动的推进节奏和重要环节。


1.工作推进表(Timeline)

2.工作人员联系表(Contact List)

3.活动流程(Agenda)

4.活动执行分工表(Action Plan)

5.台本(Rundown)

6.AV设备清单(Equipment List)

7.物料清单(Material List)

8.第三方培训清单(Training List)

9.彩排时间安排表(Rehearsal Plan)

10.嘉宾信息表(Guest Information)

11.VIP管理清单(VIP Management)

12.传播计划表(Communication Plan)

13.传播效果统计表(Media Review)


1、工作推进表(Timeline)


这是活动蓝图和计划表。


受众:全体筹备人员


使用场景和内容:解决“什么人,负责什么事,什么时间必须落地”的问题。


1、把整个项目拆细为工作组;

2、设置组长组员,明确工作内容和职责;

3、明确deadline。



2、工作人员联系表(Contact List)


受众:全体筹备人员


使用场景和内容:这张表格主要列明每个工作板块中的负责人是谁,以便通过各种方式第一时间取得联系。



3、活动流程表(Agenda)


这个不需要解释,帮助所有筹备人员、主办方老板、参会嘉宾、乃至通过报道后想要了解活动的吃瓜群众快速了解会议内容、流程的表格。



4、活动执行分工表(Action Plan)


使用场景和内容:这张表告诉执行人员进场后,什么人应该在什么地方、什么时间、做什么事情。它是现场的纲领性、指导性的文件,也是项目OWNER(项目总负责人)的工作计划和执行依据。



5、台本(Rundown)


也叫流程技术合成表,台本等,行内统称:Rundown.


受众:AV控台里内各个部门如视频、灯光、音响、直播、导演、主持人、演职人员等内部工作人员专用。


使用场景和内容:以大会流程和时间为纲,指导屏幕和舞台在每个时间点上应当呈现出的每个细节。



6、AV设备清单(Equipment List)


支撑一场约300人论坛必要的音视频、灯光设备清单。



7、物料清单(Material list)


受众:各个板块工作组


使用场景和内容:活动当天所需要的所有现场布置、设备、道具等物料清单,一般按区域归类后逐项列出,描述具体样貌、材质、作用等,需要定好计算单位,确定数量、有时需要标明价格,用于前期现场盘点,也可以用作预算清单、结算清单附件。




8、第三方培训清单(Training List)


受众:除了主办方和公关公司之外的第三方工作人员。第三方涵括礼仪小姐,志愿者,摄影摄像、直播、同传等战斗在第一线的外请工作人员。


使用场景和内容:专业的第三方培训是活动成功的重要保障。



9、彩排时间安排表(Rehearsal Plan)


使用者:嘉宾管理组


受众:流程组、嘉宾


使用场景和内容:彩排时间往往有限,大咖更是时间金贵,所以此表是用于合理安排大咖在有限时间内进行高效彩排。



10、嘉宾信息管理表(Guest Information)


使用者:嘉宾管理组


使用场景和内容:嘉宾管理表的目的是管理不断变动中的各类嘉宾状态——嘉宾是否已经邀请?嘉宾是否确认前来?是否已经购票?是否有特殊要求?都应该记录在这张表里,用于随时反馈嘉宾邀约情况,适时调整邀约策略或提醒嘉宾购票。



11、VIP管理清单(VIP Management)


受众:VIP管理组


使用场景和内容:VIP接待是重点中的重点,这张表可以帮你拎清重点,以免在关键时候掉链子。



12、传播计划(Communication Plan)


受众:活动传播组


使用场景和内容:活动的前中后三个阶段我们都需要做好传播的计划,按阶段盯住传播主体和传播渠道,并标注好传播细节,以便达到最大化的传播效果。一般包含传播阶段、传播主体、形式渠道和注意细节。



13、传播效果统计表(Media Review)


受众:项目负责人/老板


使用场景和内容:用来回答1个问题:活动到底产生了什么效果?产生多少传播?多少发稿?沉淀多少客户?完成多少销售额?通过这张表格可以形成完整、直观的观察和判断。



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